Průvodní dopis je vedle náležitostí jako strukturovaný životopis a motivační dopis nezbytnou součástí každé žádosti o nové zaměstnání. Je neméně důležitý než ostatní formální dopisy. Proto byste ho neměli rozhodně podceňovat a měli byste si na něm dát záležet. Pojďte se podívat, o co se jedná, jaké náležitosti by měl mít každý průvodní dopis a jak se liší od strukturovaného životopisu nebo motivačního dopisu. V některých případech je motivační a průvodní dopis zaměňován a zaměstnavatelé chtějí vlastně kompilát obojího. Nevadí. Průvodní i motivační dopis mají své společné znaky a hodnoty, tak abyste nešlápli vedle. Také určitě oceníte vzorovou inspiraci na jeho sepsání.
Co je to průvodní dopis a proč je důležitý?
Víte, co je to průvodní dopis? Pokud se ucházíte o práci, měli byste vědět, o co jde, a také, jak jej napsat. Průvodní dopis k žádosti o zaměstnání totiž přikládáte vždy a to i v případě, že nejsou vyžadovány žádné jiné náležitosti. Jedná se o formální dopis, který píšete do e-mailu nebo do kolonky pro odpověď na pracovní inzerát, který jste našli mezi nabídkami práce. Nikdy jej nepřikládejte jako přílohu, do té patří životopis, motivační dopis, vaše reference a další věci. Průvodní dopis nikoliv.
Průvodní dopis, což už vyplývá z jeho umístění v odpovědi na inzerát nebo v hlavním textu e-mailové zprávy, je prvním text, na který váš budoucí zaměstnavatel nebo personalista narazí a první, který si přečte. Dejte si na něm záležet, protože pokud bude opravdu špatný, může to být totiž také poslední věc, který si adresát přečte a životopis už ani nemusí otevřít. V opačném případě dokáže průvodní dopis vzbudit dobrý první dojem, který je velice důležitý a hraje velkou roli při posuzování dalších částí vaší žádosti.
Průvodní dopis je slohový útvar, který je velice jednoduchý a všichni by jej měli ovládat. Nebojte se, není to nic složitého a zvládne to každý. I pokud po první žádosti získáte trvalé zaměstnání, může se stát, že budete shánět například brigádu pro sebe, pro své děti nebo bude potřebovat pomoc někdo z vašich blízkých. Umět napsat průvodní dopis (či jiný slohový útvar) je zkrátka základní dovednost, bez které se neobejdete.
Průvodní dopis je součástí každé žádosti o zaměstnání. Píše se do inzertní odpovědi nebo přímo do e-mailu. Je třeba zvládnout jeho formu, protože díky průvodnímu dopisu můžete udělat dobrý dojem.
Rozdíl mezi průvodním dopisem a životopisem
Každá z jednotlivých částí (průvodní dopis, životopis i motivační dopis) má svou danou formu, které byste se měli přibližně držet. Existuje mnoho možností, jak napsat průvodní dopis, aby byl originální a aby zaujal. Na druhu stranu stále musí plnit svou funkci, tedy udělat dobrý první dojem a motivovat k otevření příloh, jako jsou právě životopis a motivační dopis. Z toho jasně vyplývá, že by měl být nejkratší částí.
Strukturovaný životopis neboli CV je jednoduchý seznam vašich pracovních zkušeností a dovedností. Obvykle je psán v bodech, aby byl co nejpřehlednější. Nenajdete v něm souvislý text a zdvořilostí fráze, jako je pozdrav, rozloučení a další. Proto je důležité průvodní dopis k CV připojovat. Obstará zdvořilostní stránku a v životopisu se pak můžete věnovat již jen vaší kompetentnosti pro danou pozici. Nevíte, jak napsat CV, podívejte se na vzor životopisu.
Do průvodního dopisu nepište zbytečně dlouze věci, které jsou v CV obsaženy. Spíše na životopis odkažte. Přesto je však nedostačující například „Dobrý den, chci u Vás pracovat a posílám Vám CV. Na shledanou a podpis“. Napište v několika větách, proč píšete, co můžete firmě nabídnout, ale neopakujte se tím, co je v CV uvedeno.
Průvodní dopis by měl obsahovat všechny zdvořilostní fráze jako běžný formální dopis. Strukturovaný životopis je naopak přehledný seznam vašich předchozích zaměstnání, absolvovaných kurzů a dalších schopností.
Rozdíl mezi průvodním a motivačním dopisem
Téměř nikdo nemá problém od sebe oddělit CV jakožto seznam bývalých pozic, absolvovaných kurzů a dovedností, ale mnoho lidí zaměňuje průvodní a motivační dopis, či si myslí, že se jedná o synonyma. Průvodní dopis přikládáme vždy, motivační mnohdy (zejména např. při žádosti o brigádu) nemusí být požadovaný. Pokud jej zaměstnavatel chce, určitě motivační dopis napište. Nevyžaduje-li ho, přiložte jej s ohledem na danou pozici a situaci.
Oba formáty mají vyzdvihnout vaše přednosti, zapůsobit na zaměstnavatele a sdělit, proč by měl vybrat právě vás. Rozdíl mezi průvodním a motivačním dopisem je především v jeho délce. Průvodní dopis je výrazně kratší. Také by měl být více všeobecný a stručnější. I přes svou jednoduchost by měl v zaměstnavateli nebo personalistovi vzbudit zájem k přečtení životopisu a motivačního dopisu.
Motivační dopis je více osobní a zaměřujete se v něm na detaily. Pokud motivační dopis přikládáte, lze průvodní dopis sepsat jen jako jeden krátký všeobecný odstavec. V případě, že motivační dopis nezasíláte, zastupte jej částečně průvodním dopisem a rozepište se například i o důvodech své žádosti a o svých konkrétních úspěších.
Motivační dopis je delší, více osobní a zaobírá se detaily. Ne vždy je vyžadovaný. Průvodní dopis je kratší. Cílem obou je zaujmout zaměstnavatele nebo personalistu, aby vás pozval na pohovor, případně dal tuto pozici právě vám.
Správný průvodní dopis – formátová stránka
Dávejte si pozor na pravopisné chyby. Objevit by se neměly především v odpovědi na pracovní nabídku na pozici, který vyžaduje práci s textem (redaktor, učitel, asistentka ředitele atd.). Rozhodně však neudělá dobrý dojem nikdy. Pokud bude váš průvodní dopis obsahovat příliš mnoho chyb nebo jasně viditelnou hrubku, mnoho personalistů a zaměstnavatelů tyto odpovědi rovnou vyřadí.
Dávejte pozor nejen na pravopis, ale i na stylistiku. Pište jednoduše, pochopitelně, klidně v jednoduchých větách. Základem je si po sobě dopis ještě jednou přečíst. Nikdy jej neposílejte bez kontroly. Dobré je, když máte někoho, komu můžete dát přečíst celou vaší žádost o práci, aby vám ji zhodnotil. Cizí člověk si může všimnout věcí, které vám unikly.
Průvodní dopis by neměl být příliš dlouhý, ani by neměl působit příliš stroze. Rozhodně nestačí tři věty i s pozdravem a rozloučením. Na druhou stranu nezaplňte celou stranu, k detailnějším informacím opravdu slouží CV nebo motivační dopis. V průvodním dopisu také není vhodné používat příliš zvýrazňování jako je tučné písmo, podtrhávání, nadpisy a jiné úpravy.
Dávejte si pozor na pravopisné chyby i stylistiku. Dobré je, pokud vám někdo průvodní dopis zkontrolujte. Neměl by být příliš dlouhý. Vyhněte se také zbytečným grafickým úpravám textu.
Správný průvodní dopis a jeho obsahová stránka
Napište si průvodní dopis, životopis i motivační dopis sami nebo jejich zpracování nechte na jedné osobě. Z textu může být viditelné, že každou část tvořil někdo jiný. Pokud odesíláte průvodní dopis k životopisu, nezapomeňte si zkontrolovat, zda jste jej skutečně připojili a zda je i on v pořádku. To samé platí i o motivačním dopise.
Celkové vyznění průvodního dopisu by mělo být neutrální, ale především zdvořilé. Snažíte se textem vyvolat dobrý dojem, a tak nebuďte arogantní nebo neslušní. Hodnocení zaměstnavatelů, zvláště to negativní sem nepatří, protože loajalita je důležitou a hledanou vlastností. U nového zatím nenavrhujte vylepšení, nekritizujte, ani jej přehnaně nevychvalujte v superlativech. Znělo by to jako podlézání. Celkově by měl dopis vyznít formálně, ale pozitivně. Pokud možno, vyhněte se v textu používání příliš negativů a záporů.
V průvodním dopise se snažíte zaujmout. Myslete na to. Nepoužívejte otřepané fráze a nekopírujte doslova volně dostupné ani placené vzory průvodních dopisů. Může se stát, že druhý žadatel použije úplně stejný vzor. Snažte se psát osobně a text adresovat přímo na firmu. Nikdy nekopírujte jeden text více zaměstnavatelům, aby se vám nestalo, že zapomenete přepsat nějakou část, která s druhou pozicí nekoresponduje.
Cílem průvodního dopisu je zaujmout zaměstnavatele či personalistu. Buďte originální, nepoužívejte fráze a pište přímo o sobě a tématu k dané nabídce. Buďte slušní a nezapomeňte zkontrolovat, zda jste připojili životopis.
Odesílání průvodního dopisu
Po kontrole textové správnosti a ujištění se, že jste připojili všechny náležitosti, je na čase průvodní dopis s celou žádostí o zaměstnání odeslat. Zkontrolujte si také e-mailovou adresu. V případě, že odpovídáte přes inzertní server, uvádíte svoji, aby vám mohla přijít odpověď. Píšete-li e-mail, zkontrolujte si správný tvar e-mailové adresy příjemce, aby byl dopis doručen.
Pokud hledáte práci, lze odpovídat na více inzerátů. Každou odpověď na nabídku si však dobře rozmyslete a nepište, nemáte-li doopravdy o práci zájem. Raději vymyslete méně a zároveň dostatečně kvalitních průvodních (popřípadě motivačních) dopisů, než více, které nemají šanci zapůsobit. Také si dávejte pozor, máte-li otevřeno na internetu více nabídek, že skutečně posíláte odpověď tomu, komu je určena.
Velká část nabídek má u sebe uvedený datum, do kdy jsou přijímány pracovní nabídky. Pokud vám delší dobu po uplynutí této lhůty nepřijde odpověď, je možné, že jste nebyli vybráni a firma nepíše odmítnutým žadatelům informaci, že výběrovým řízením neprošli. Vždy je však malá šance, že vaše žádost někde zapadla a za připomenutí nic nedáte.
Dobře si zkontrolujte nejen průvodní dopis a další náležitosti žádosti o práci, ale také správnost e-mailové adresy. Raději si dejte záležet s malým množstvím kvalitních průvodních dopisů, než abyste vytvářeli více špatných.
Ideální vzor průvodního dopisu
Na úvod je důležité oslovení. Začínejte formálně „Dobrý den“ . Pokud znáte jméno člověka, kterému píšete, oslovte jej v pozdravu, zní to osobněji. Dále vysvětlete, že odpovídáte na inzerát. Příkladem může být „reaguji na Vaši nabídku [název], kterou jste inzerovali na [zdroj, kde se inzerát nachází]“ . Také lze použít „našla/našel jsem Vaši pracovní nabídku [název] na [zdroj] a měl/měla bych o tuto pozici velký zájem“ .
Prostřední část má být přiblížení vašich schopností, nikoliv však celý výpis vaší kariéry. Napsat můžete „v daném oboru se pohybuji už [X] let“ , či „mám v této oblasti mnohé zkušenosti, které mohu nabídnout / kterými mohu být Vaší firmě přínosem“ .V prostřední části neexistuje pro průvodní dopis vzor, důležité je popsat jen několika větami svou kompetentnost k funkci. Pokud pracujete na dané pozici, napište to. Pokud nemáte dostatek zkušeností, zmiňte jiné své přednosti nebo úspěchy.
Kromě reklamy na sebe lze zmínit také důvod, proč chcete pracovat právě zde. Ale pozor, výše platu by neměla být v průvodním dopisu prioritou. Mnohem lepší dojem udělá např. „chtěl / chtěla bych se stát součástí takto moderní (či jiná pochvala) firmy“ . Odkažte také na své přiložené CV a buďte v kontaktu aktivní: „Pro více informací Vám posílám v příloze strukturovaný životopis.“ /„V případě jakýchkoliv otázek mě můžete kontaktovat na [kontakt]“ . Nezapomeňte na rozloučení a podpis.
